Bàn về thực hiện văn hóa công sở trong khối văn phòng ở trường CĐSP Lạng Sơn hiện nay

Trong môi trường làm việc ngày càng năng động, chuyên nghiệp và hiện đại như hiện nay, thì văn hóa nơi công sở đã và đang trở thành vấn đề được quan tâm. Nhưng muốn tìm ra được giải pháp để xây dựng và phát triển văn hóa của một cơ quan thì trước tiên, chúng ta cần phải hiểu Văn hóa công sở là gì? Đã có rất nhiều định nghĩa cho khái niệm này. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách “nôm na” rằng, “văn hóa công sở” chính là văn hóa trong môi trường làm việc nơi công sở. Nó bao gồm nhiều yếu tố, như trang phục, cách ứng xử (bao gồm giữa con người với con người, giữa con người với môi trường xung quanh), phong cách làm việc…
Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo những nội quy, quy định chung nhưng không mất đi tính dân chủ. Văn hóa công sở được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở góp phần tạo dựng niềm tin, sự đoàn kết nhất trí của cả tập thể trong việc nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan đơn vị. Xây dựng văn hóa công sở chính là xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả. Từ đó tạo bầu không khí cởi mở giúp CBVC hứng khởi làm việc đưa chất lượng và hiệu quả công việc lên cao. Xác định được vai trò, ý nghĩa quan trọng của việc xây dựng và thực hiện văn hóa công sở, ngày 2/8/2007 Thủ tướng Chính phủ đã có quyết định số 129/2007/QĐ-TTg về ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước.
Là một cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là nơi đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên các cấp cho tỉnh thì việc tuyên truyền, xây dựng, triển khai thực hiện văn hóa công sở trong trường CĐSP Lạng Sơn lại càng có ý nghĩa sâu sắc. Điều đó không những giúp mỗi thầy cô giáo, mỗi cán bộ viên chức tự hoàn thiện bản thân mà còn là tấm gương trong việc giáo dục, bồi dưỡng thế hệ trẻ. Trong Quyết định số 210/QĐ-CĐSP ngày 08/9/2012 về việc ban hành Quy định văn hóa công sở tại trường CĐSP Lạng Sơn đã có những quy định hết sức cụ thể về các hành vi bị cấm; quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử; quy định về bài trí công sở. Chúng tôi xin trao đổi một số vấn đề nên hay không nên trong việc thực hiện văn hóa công sở đối với cán bộ, viên chức khối Văn phòng trường CĐSP Lạng Sơn.

Thứ nhất, về trang phục. Có thể nói rằng, trang phục đẹp, phù hợp, gọn gàng và lịch sự sẽ giúp chúng ta tự tin hơn trong công việc và trong giao tiếp với đồng nghiệp, HSSV và khách đến liên hệ công tác.
          Nên: Với một môi trường như trường ta, nam giới dù ở bất cứ vị trí hay chức vụ nào cũng nên mặc quần âu, áo sơ mi chỉnh tề trong giờ làm việc. Nữ giới thì có thể là quần hoặc váy kết hợp áo sơ mi hoặc đầm công sở, tuy nhiên yếu tố kín đáo vẫn là quan trọng nhất. Đầu tóc cần gọn gàng, phù hợp. Đi giày hoặc dép quai hậu khi đi làm. Đeo thẻ cán bộ viên chức khi thực hiện nhiệm vụ. 
          Không nên: ăn mặc quá khêu gợi, quá tùy tiện, quá luộm thuộm như: mặc váy quá ngắn, áo cổ sâu và rộng, áo váy quá mỏng, quần áo nhăn nhúm, rộng thùng thình, có quá nhiều nếp gấp,… hoặc mặc trang phục dạ hội khi đến trường làm việc. Nhuộm tóc màu sắc quá sặc sỡ. Đi dép lê hoặc đi giầy dép tạo ra tiếng ồn quá lớn làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung.

Thứ hai, về giao tiếp. Giao tiếp trong khu hiệu bộ của trường ta được thể hiện ở cách ứng xử thông qua những cuộc đối thoại trực tiếp hoặc qua điện thoại.
          Đầu tiên đó là cách xưng hô giữa các CBVC. Tùy từng trường hợp và mối quan hệ mà cách nói và xưng hô cũng phải khác nhau. Đối với những đồng nghiệp với nhau, thì dựa vào chức vụ và tuổi tác để xưng hô cho đúng mực.
          Trong đối thoại trực tiếp:
Nên: Trong giao tiếp, liên hệ công tác giữa các bộ phận, giữa các đồng nghiệp nên có thái độ tôn trọng, biết lắng nghe, âm lượng trong đối thoại cần vừa phải. Đối với những bộ phận giao tiếp trực tiếp với sinh viên và khách đến liên hệ, cần có thái độ nhã nhặn khi trao đổi, giải đáp cặn kẽ những câu hỏi của họ. Nếu không đủ thẩm quyền trả lời phải giới thiệu họ đến gặp người có thẩm quyền cao hơn. Trong trường hợp người có trách nhiệm vắng mặt thì phải hẹn họ thời gian chính xác.
Không nên: nói quá to; đùn đẩy trách nhiệm, hướng dẫn khách, HSSV đến liên hệ công việc không rõ ràng, đi lòng vòng từ bộ phận này qua bộ phận khác.
          Trong giao tiếp điện thoại:
          Nên: Khi nhận được cuộc gọi đến máy bàn văn phòng, thì cán bộ, viên chức  tiếp điện thoại nên có thái độ và giọng nói niềm nở. Trong quá trình trao đổi thì nên tập trung lắng nghe và giải đáp những thắc mắc của họ. Nếu điều kiện không cho phép nghe máy thì phải xin phép gác máy và hẹn sẽ gọi điện lại cho họ. Nói chuyện nhỏ tiếng khi sử dụng điện thoại khi có đông người đang làm việc.
          Không nên: Nếu bản thân có nhu cầu gọi hoặc nghe điện thoại, nhưng đồng nghiệp của mình thì không thì đừng nên làm phiền đồng nghiệp xung quanh bằng những cuộc điện thoại cá nhân. Tuyệt đối không sử dụng loa ngoài, dù có đang bận đến đâu. Nếu câu chuyện mang tính chất riêng tư quá, nên ra ngoài để nói chuyện. 

Thứ ba, về thái độ và tác phong làm việc. Khối văn phòng là nơi vừa có những cán bộ, viên chức làm công tác chuyên môn, tham gia giảng dạy, làm công tác phục vụ, do đó tính chất công việc cũng khác nhau. Tuy nhiên dù ở bất cứ cương vị nào, mỗi cán bộ, viên chức tối thiểu phải tuân thủ quy định, quy chế làm việc của nhà trường và đơn vị mình, cũng như hoàn thành tốt chức trách, bổn phận của chính mình.

          Đi làm đúng giờ là thể hiện đầu tiên cho việc chấp hành quy định của nhà trường. Khi đến trường làm việc phải suy nghĩ và đặt mục tiêu cho những công việc mình phải hoàn thành trong ngày với một thái độ nghiêm túc. Nghiêm túc trong công việc còn giúp tăng năng suất công việc. Tất nhiên chúng ta không cần phải quá khắt khe vì một không khí làm việc quá nghiêm túc sẽ gây cảm giác ngột ngạt, nhưng cũng không nên cư xử một cách quá tự do, tùy tiện mà nên duy trì một tác phong làm việc chuyên nghiệp. Không nên biến phòng làm việc  thành nơi thường xuyên để giới thiệu, tư vấn, mua bán các loại hàng hóa.

          Có sự phối hợp trong công việc. Đặc thù công việc các phòng có nhiều nội dung liên quan đến nhau, chính vì vậy cần có sự phối hợp, hợp tác trong công việc. Việc xử lý công việc cần nhanh chóng, linh hoạt, chính xác, nếu bộ phận này xử lý chậm sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện tiến độ công việc của các đơn vị khác.

          Tôn trọng không gian làm việc của đồng nghiệp cũng rất quan trọng. Nên gõ cửa trước khi vào phòng lãnh đạo hay bất kỳ phòng nào khác. Khi đến liên hệ công việc với các đơn vị cần chú ý xem đơn vị đó có đang tổ chức họp không, nếu là công việc không quá cấp thiết thì không nên xen ngang cuộc họp của họ. Cũng đừng đường đột tiến đến bàn làm việc của đồng nghiệp, đứng phía sau lưng họ. Có nhiều khi họ không muốn cho chúng ta nhìn thấy những thứ đang diễn ra trên màn hình máy tính của họ. Chúng ta nên gõ vào cạnh bàn và đứng ở đó gọi đồng nghiệp.

           Không lạm dụng máy tính văn phòng vào những trò tiêu khiển trong giờ làm việc, vừa ảnh hưởng đến năng suất công việc, lãng phí tiền điện của nhà trường, vừa tạo thói quen xấu cho bản thân. Đặc biệt, hiện nay mạng xã hội đang ngày càng bùng nổ, mọi người đều có thể sử dụng facebook ở mọi nơi thì chúng ta không nên lúc nào cũng chú tâm vào việc chat hoặc cập nhật facebook. Chỉ chat để hỏi những thông tin quan trọng trong công việc. Việc thường xuyên tán gẫu trên mạng hoặc cập nhật facebook trong giờ làm việc khiến chúng ta và đồng nghiệp mất tập trung, dẫn đến hiệu quả công việc giảm đi đáng kể. Nếu làm điều đó trong các cuộc họp thì còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với tập thể, đối với người điều hành, bản thân mình thì không cập nhật được nội dung cuộc họp. Chỉ nên làm điều đó trong giờ giải lao hoặc giờ nghỉ.
          Trong các cuộc họp, cần lưu ý đến việc giữ gìn trật tự, tôn trọng người điều hành, khi cần phát biểu ý kiến phải được sự đồng ý của chủ tọa, nội dung phát biểu cần có tinh thần xây dựng tập thể, âm lượng phát biểu phù hợp, điện thoại để ở chế độ rung, không ra ngoài khi không thực sự có việc quá cần thiết, không kéo lê bàn ghế tạo tiếng ồn, sắp sếp lại ghế ngồi sau khi kết thúc họp….

Thứ tư, giữ gìn môi trường làm việc. Luôn ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn làm việc, phòng làm việc, giữ vệ sinh khu hiệu bộ, khuôn viên trường sạch như giữ vệ sinh ở chính nhà mình. Cán bộ viên chức là nam giới không nên hút thuốc lá trong phòng phòng làm việc hoặc ở nơi đông người. Một bầu không khí trong lành, môi trường làm việc sạch sẽ tạo cho chúng ta có cảm hứng làm việc tốt hơn.
Trên đây là một số nội dung xin được luận bàn, trao đổi. Rất mong nhận được nhiều ý kiến chia sẻ, phản biện, xây dựng của đồng nghiệp để chúng ta cùng có tiếng nói chung, góp phần xây dựng và thực hiện nét đẹp văn hóa công sở ở mái trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn.