Phòng Hành Chính - Tổng Hợp

Thứ năm - 09/10/2014 22:19

TÊN ĐƠN VỊ: PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

Điạ chỉ: Tầng 1 - Nhà hiệu bộ - Trường CĐSP Lạng Sơn, Khối Đèo Giang, Phường Chi Lăng, Tp Lạng Sơn
Điện thoại: 0253.812.182
Email: PhongHCTH.c10@gmail.com

I. Giới thiệu chung về đơn vị
Phòng Hành chính - Tổng hợp là một đơn vị chức năng trong cơ cấu phòng ban thuộc bộ máy tổ chức và hoạt động của trường CĐSP Lạng Sơn.
Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng nhà trường nhằm điều phối các hoạt động trong trường; công tác hành chính, tổng hợp; công tác quản lý CSVC, chính trị trật tự trị an và an toàn xã hội; vệ sinh môi trường, y tế, công tác truyền thông, xây dựng hình ảnh theo chương trình, kế hoạch do Hiệu trưởng chỉ đạo và công tác văn phòng cho Hiệu trưởng.
Các bộ phận trực thuộc phòng về mặt tổ chức và sinh hoạt có nhà khách, tổ lái xe, tổ bảo vệ, văn thư lưu trữ, photo đánh máy và những bộ phận khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
Phòng Hành chính - Tổng hợp có 01 Trưởng phòng, chịu trách nhiệm chung các công việc của phòng; 01 Phó Trưởng phòng, phụ trách trực tiếp công việc: Điện, nước; bảo vệ an ninh trật tự; tạp vụ, vệ sinh môi trường; trạm xá. Cơ sở vật chất các khu giảng đường, lớp học; công tác kiểm kê tài sản. Chỉ đạo lao động; xây dựng, phân công lịch lao động hàng tuần cho HSSV.
Các chuyên viên, nhân viên bộ phận chuyên trách văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng.
Tổng số cán bộ, viên chức thuộc phòng Hành chính - TH tính đến ngày 22 tháng 9 năm 2014 là 17 cán bộ.

II. Chức năng nhiệm vụ
1. Chức năng
- Tham mưu, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt giúp Hiệu trưởng điều hành chung công tác của trường thông qua các hoạt động báo cáo, văn thư, lưu trữ, đối nội, đối ngoại...
- Quản lý, mua sắm, tiếp nhận, bảo quản, sửa chữa, cấp phát, phân phối cơ sở vật chất, văn phòng phẩm.
- Quản lý hệ thống phòng học, phòng họp, điện nước; các phương tiện vận tải, công tác vệ sinh học đường, môi trường, trạm xá.
2. Nhiệm vụ
Phòng Hành chính - TH có nhiệm vụ tham mưu và giúp Lãnh đạo Nhà trường điều hành các nội dung công việc sau:
a. Công tác văn thư, lưu trữ
- Hướng dẫn nghiệp vụ và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Ban hành một số văn bản như: Thông báo, Thông tri triệu tập, Giấy mời...
- Cấp Giấy giới thiệu, cấp Giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của Hiệu trưởng.
- Sao y các văn bản (trừ văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm) của Nhà trường ban hành.
- Xác nhận chữ ký của cán bộ trong các văn bản được phép; Xác nhận Giấy nhận bưu phẩm và Giấy nhận tiền cho cán bộ và sinh viên.
- Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Hiệu trưởng, chuyển công văn đến các đơn vị chức năng, các cá nhân để thực hiện theo yêu cầu của Hiệu trưởng. Lưu trữ đầy đủ các công văn đi đến.
- Thẩm định, trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi.
- Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ. Định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu.
- Bảo quản, sử dụng con dấu và các công văn, giấy tờ theo đúng nguyên tắc chế độ bảo mật của Nhà nước và đúng quy định của Nhà trường.
b. Công tác quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, phôto đánh máy, sửa chữa quản lý thiết bị văn phòng, thư báo và thông tin liên lạc
- Đặt mua các loại báo, tạp chí theo kế hoạch đã được Nhà trường phê duyệt hàng quý.
- Thực hiện việc tiếp nhận, bảo quản và chuyển công văn, tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín... đúng địa chỉ, chính xác, kịp thời.
- Thực hiện việc cấp phát văn phòng phẩm, phô tô đánh máy theo yêu cầu. Phối hợp trong việc theo dõi, sửa chữa hệ thống máy văn phòng của các đơn vị trong nhà trường.
- Phối hợp quản lý tài sản, lập sổ theo dõi tài sản các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, phòng họp, phòng khách và các trang thiết bị Nhà trường giao cho Phòng quản lý.
- Làm tốt công tác thông tin, liên lạc từ trường đến các đơn vị, cá nhân theo yêu cầu của Lãnh đạo Nhà trường.
c. Công tác phục vụ, trạm xá, lái xe
- Thực hiện công tác tạp vụ, phục vụ tại khu hiệu bộ và các hoạt động chung của nhà trường; phục vụ phòng khách của trường.
- Theo dõi, tiếp khách ban đầu khi khách đến thăm và làm việc với Trường, nắm rõ yêu cầu, nội dung làm việc của khách để báo cáo với Lãnh đạo Nhà trường; Xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng.
- Thực hiện công tác tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, dự toán mua thuốc, quản lý, sử dụng có hiệu quả nguồn thuốc và các vật dụng y tế tại trạm xá, đảm bảo công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBGV, HSSV, học viên. Phối hợp triển khai khám sức khỏe đầu khóa học, cuối khóa học cho HSSV. Phối hợp kiểm tra, chỉ đạo công tác giữ gìn vệ sinh môi trường trong KTX, giảng đường, lớp học, khuôn viên trường, công tác vệ sinh an toàn thực phẩm tại Nhà ăn; tham mưu đề xuất kiểm tra nguồn nước sinh hoạt, nước uống,….
- Thực hiện việc sử dụng xe, xăng dầu đảm bảo an toàn, tiết kiệm và theo đúng quy định.
d. Điều hành hệ thống phòng học, nhà làm việc, hội trường, nhà đa năng, công tác an ninh, vệ sinh học đường.
- Tổ chức kiểm tra, rà soát, quản lý hệ thống cơ sở vật chất phòng học, nhà làm việc, hội trường, nhà đa năng để tham mưu với lãnh đạo trường và phối hợp với các đơn vị điều tiết, bố trí phòng một cách phù hợp.
- Tổ chức thực hiện phân công thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, học sinh - sinh viên và khách đến làm việc với trường. Lên kế hoạch trực an ninh, trực của Lãnh đạo khi Nhà trường có yêu cầu công tác; Phối hợp với các đơn vị liên quan, công an và chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề trật tự an toàn xã hội trong khuôn viên Trường; xây dựng kế hoạch và đảm bảo các điều kiện phòng cháy, chữa cháy trong nhà trường.
- Quản lý tổ lái xe phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của Trường.
- Đảm bảo công tác vệ sinh môi trường, phòng học, hội trường, nhà làm việc, nhà đa năng, khu vực WC, sân trường…
- Chăm sóc, bảo vệ cây cảnh trong khuôn viên nhà trường.
e. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

III. Một số thành tích nôi bật
Luôn đạt danh hiệu tập thể Lao động tiên tiến các năm học.

IV. Cơ cấu nhân sự:
1. Lãnh đạo đơn vị
1.1. Đ/c Vi Văn Hưng

      Chức vụ: Trưởng phòng
      Số điện thoại: 0983 636 306 - 0918 308 636
      Email: hungvv.c10@moet.edu.vn

1.2. Đ/c Hoàng Văn Mão

Chức vụ: P. Trưởng phòng
Số điện thoại: 0977 808 681

Email:

2. Cán bộ

2.1. Đ/c Lý Thị Danh

Chức vụ: Nhân viên đánh máy
Số điện thoại: 01236 991 966
Email:

2.2. Đ/c Mã Thị Khoai

Chức vụ: Nhân viên văn thư
Số điện thoại: 0972 269 480
Email:

2.3. Đ/c Hoàng Thị Soạn

Chức vụ: Nhân viên phục vụ
Số điện thoại: 0975 319 573
Email:

2.4. Đ/c Hoàng Thị Hiến

Chức vụ: Nhân viên phục vụ
Số điện thoại: 01277 410 233
Email:

2.5. Đ/c Chu Thị Kết

Chức vụ: Nhân viên phục vụ
Số điện thoại: 01652 094 559

Email:

2.6. Đ/c Vi Thị Son
Chức vụ: Y tá
Số điện thoại: 01666 138 628
Email:

2.7. Đ/c Phạm Thị Như Hoa
Chức vụ: Y tá
Số điện thoại: 0916 774 809
Email:

2.8. Đ/c Lương Văn Lăng